PROJENİN AMACI: ASP İstanbul İl Müdürlüğü Çocuk Hizmetleri Birimi Sosyal Hizmet Merkezleri ve bağlı kurum ve kuruluşlarda çocuk ile alakalı yapılan tüm iş ve işlemlerin, hizmetlerin tek bir sistem üzerinden verimli ve hızlı bir şekilde işlemesi, yürütülmesi ve denetleyecek bir bilgi sisteminin geliştirilmesi, bilgi sisteminin, belge kayıt sistemi arşiv, bilgi, fotoğraf ve süreç takibi, havale, sonuçlandırma, çapraz denetim ve tüm iş, işlem ve bilgiler kullanılarak performans parametreleri istatistik veri, risk haritası vb. sağlayacak bir yapıya uygun olarak geliştirilmesi, tüm iş akış ve işlemlerin, kuruluş idaresinde ihtiyaç duyulan iş ve işlemlerinin, planlanan Çocuk Hizmetleri çatısı altında yürütülerek, bu ünitelere bağlı modüller aracılığıyla kullanıcı yetki bazlı bilgi ve veri girişleri yapılarak, bilgi ve verilerde analiz ve raporlama yapılabilmesinin sağlanması hedeflenmektedir.
PROJENİN SÜRECİ: Başvuru sahibi olduğumuz Çocuk İzlem Programı Projesi ilk aşamada proje ortakları ile toplantılar gerçekleştirildi. İl Müdürlüğümüze bağlı Bahçelievler şubesinde Sistem Odası kuruldu ve sistem için gerekli donanımlar alınıp yazılım alt yapısına başlanıldı.
- Yeni sistem, kurumun tüm iş ve işlem ihtiyaçlarına uygun modüler yapıda ve kurum içinde ayrıca yazışmaya gerek kalmayacak şekilde geliştirilerek; kuruluş idaresinde ihtiyaç duyulan tüm iş ve işlemler tek bir sistem üzerinden online olarak yapıldı.
- İşlemler, online ve elektronik belge yönetim yapısıyla yürütülerek ayrıca kırtasiye giderlerinde de önemli ölçüde tasarruf sağlanacak olup, sisteme girilecek verilerin daha sonradan şifrelenerek databasede saklandı. Kuruluşlar sistemde yer alan bilgi ve verilerde analiz ve raporlamalar yapıldı.
- Sistem üzerinden girişi yapılacak veri ve işlem adımları, çapraz denetim ve sorguya müsait bir yapıda olacağından dolayı, sisteme girilen verilerin daha sağlıklı olması sağlandı.
- Sistemde, idarelerin resmi yazısı, belgesi veya raporları ile ayrıca belge yüklenmesine müsait bir yapıda olacağından dolayı, detaylı arşiv oluşumuna katkı sağladı.
- Yeni sistem, meslek elemanları veya ilgili personellerin hazırlayacakları görüşme raporu, inceleme raporu veya benzeri raporları ve ekinde bulunabilecek fotoğraf kayıtlarını ekleme özelliklerini sağladı.
- Arşivlerde bulunan mevcut bilgi ve belgelerin evrak tarama yolu ile sisteme aktarımı sağlanarak, belge kaydı ve arşivleme sistemi oluşturuldu.
- Kayıt altına alınan tüm işlemler daha sonra performans parametresi olarak sistem tarafından raporlanmaya devam ediyor.
PROJENİN SÜRESİ: 12 Ay
PROJENİN FON KAYNAĞI: İstanbul Kalkınma Ajansı-Yenilikçi Programı
PROJEDE YER ALAN KURULUŞLAR:
Aile ve Sosyal Politikalar İstanbul İl Müdürlüğü
İstanbul Milli Eğitim İl Müdürlüğü
İstanbul İl Halk Sağlığı Müdürlüğü
İstanbul İl Emniyet Müdürlüğü Çocuk Şubesi
Zeytinburnu Belediyesi